Was ein Unternehmenstreuhänder eigentlich macht – und wie man einen auswählt
Ein Trust kann zwar in einer Anwaltskanzlei gegründet werden, doch seine Wirksamkeit zeigt sich erst Jahre später: wenn ein Begünstigter eine umfangreiche Ausschüttung verlangt, ein Familienunternehmen frisches Kapital benötigt, ein Treugeber seine Geschäftsfähigkeit verliert oder sich die Erben darüber uneinig sind, was mit der Struktur ursprünglich bezweckt wurde.
In diesem Fall ist der Wortlaut der Treuhandurkunde nur ein Teil der Antwort. Vieles hängt davon ab, wie der Treuhänder sie auslegt.
Aus diesem Grund sollte der Treuhänder nicht als ein administrativer Dienstleister betrachtet werden, der erst nach der Festlegung der wesentlichen strukturellen Entscheidungen beauftragt wird. Er ist der rechtliche Eigentümer des Treuhandvermögens, der treuhänderische Entscheidungsträger und in vielen Strukturen die Institution, von der erwartet wird, dass sie einen langfristigen Zweck mit den konkurrierenden Bedürfnissen mehrerer Familienmitglieder in Einklang bringt.
Für international mobile Familien ist diese Aufgabe noch anspruchsvoller. Ein Trust kann einen Treugeber in der Schweiz, Begünstigte im Vereinigten Königreich und in den Vereinigten Staaten, eine operative Gesellschaft in Deutschland, Anlagekonten in Singapur und Immobilien in Frankreich miteinander verbinden. Eine Ausschüttung, die gemäß der Trusturkunde angemessen erscheint, kann in jedem Land unterschiedliche steuerliche, melderechtliche, eherechtliche oder erbrechtliche Konsequenzen haben.
Ein glaubwürdiger Treuhänder muss daher weit mehr tun, als nur Zahlungen abzuwickeln und Unterlagen zu führen. Er muss ein Rechtsverhältnis regeln, das möglicherweise länger Bestand hat als die Menschen, die es geschaffen haben.
Der Treuhänder ist ein Entscheidungsträger, kein Strohmann.
Werden Vermögenswerte in einen herkömmlichen Ermessens-Trust übertragen, wird der Treuhänder deren rechtlicher Eigentümer. Die Begünstigten haben zwar möglicherweise Ansprüche gegenüber dem Treuhänder, verfügen jedoch in der Regel nicht in gleicher Weise über die Vermögenswerte, wie Aktionäre über ihre eigenen Wertpapiere oder Kontoinhaber über ihr Bargeld auf einem Bankkonto.
Der Treuhänder muss das Vermögen gemäß der Treuhandurkunde und dem geltenden Recht verwalten, seine Befugnisse für angemessene Zwecke ausüben, die Interessen der Begünstigten berücksichtigen und Konflikte unparteiisch regeln. Die genauen Pflichten variieren je nach Rechtsordnung und Struktur, doch der wesentliche Punkt bleibt derselbe: Der Treuhänder darf sich nicht einfach an die informellen Anweisungen des Treugebers halten.
Diese Unterscheidung wird im Verkaufsprozess manchmal verwischt. Einer Familie wird möglicherweise erklärt, dass ein professioneller Treuhänder für Kontinuität sorgt, während der Treugeber durch eine Willenserklärung, einen Anlageausschuss, vorbehaltene Befugnisse oder einen Protektor weiterhin erheblichen Einfluss behält.
Solche Mechanismen können legitim sein. Sie können aber auch zu einer Struktur führen, in der niemand sicher ist, wer tatsächlich die Entscheidungsgewalt innehat. Wenn der Treuhänder alle vom Treugeber beantragten Maßnahmen genehmigt, kann seine Unabhängigkeit in Frage gestellt werden. Wenn er nach dem Tod oder der Geschäftsunfähigkeit des Treugebers beginnt, seinen Ermessensspielraum aktiver auszuüben, könnten die Begünstigten den Eindruck gewinnen, dass eine der Familie unbekannte Institution die Kontrolle übernommen hat.
Die Struktur der Governance muss daher festlegen, welche Entscheidungen dem Treuhänder obliegen, welche Befugnisse ihm vorbehalten sind, wofür die Zustimmung des Protektors erforderlich ist und in welchen Bereichen die Familiengremien eher eine beratende als eine verbindliche Rolle spielen. Unklarheiten mögen zwar die Harmonie wahren, solange der Treugeber noch aktiv ist, werden jedoch bei der Nachfolge zu einem Risiko.
Warum Familien Unternehmen als Treuhänder einsetzen
Der deutlichste Vorteil eines Treuhänders in Form einer Kapitalgesellschaft ist die Kontinuität. Ein privater Treuhänder kann sterben, handlungsunfähig werden, seinen Wohnsitz in ein anderes Land verlegen oder nicht mehr bereit sein, seine Aufgaben wahrzunehmen. Eine beaufsichtigte Treuhandgesellschaft hingegen kann auch bei Personalwechseln weiterbestehen und institutionelle Aufzeichnungen über mehrere Generationen hinweg führen.
Zudem kann sie eine administrative Infrastruktur bereitstellen, die die meisten einzelnen Treuhänder nicht selbst aufbauen können. Dazu gehören Buchhaltung, Ausschüttungsunterlagen, Steuerberichterstattung, Maßnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Vermögensüberwachung, Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Koordination mit Banken, Anlageverwaltern und Beratern.
Professionelle Treuhänder sind besonders wertvoll, wenn die Struktur komplexe oder ungewöhnliche Vermögenswerte umfasst. Ein Treuhänder, der für ein Familienunternehmen verantwortlich ist, kann sich nicht darauf beschränken, einmal pro Quartal einen Anlagebericht zu prüfen. Er muss möglicherweise Gesellschaftervereinbarungen, die Zusammensetzung des Vorstands, die Dividendenpolitik, den Finanzierungsbedarf, Konzentrationsrisiken sowie den Unterschied zwischen der emotionalen Bindung der Familie an das Unternehmen und der Verpflichtung des Treuhänders zur Erhaltung des Treuhandvermögens verstehen.
Das Gleiche gilt für Immobilien, Flugzeuge, Kunstwerke, private Fonds und Direktinvestitionen. Der Treuhänder muss nicht jeden Vermögenswert intern verwalten, muss jedoch wissen, was sich in seinem Besitz befindet, warum er diesen weiterhin hält und wie die damit verbundenen Risiken gesteuert werden.
Auch für Banken, Finanzbehörden und Gerichte ist die institutionelle Form von Bedeutung. Eine dokumentierte Entscheidung eines ordnungsgemäß gebildeten Treuhänderausschusses ist in der Regel besser zu rechtfertigen als eine undokumentierte Anweisung, die zwischen Familienmitgliedern ausgetauscht und nachträglich als Treuhänderentscheidung beschrieben wird.
All dies ist keine Garantie für eine gute Vermögensverwaltung. Ein Treuhänder aus der Wirtschaft kann für Kontinuität sorgen, ohne dabei ein eigenes Urteilsvermögen einzubringen. Er kann zwar einwandfreie Unterlagen führen, versteht aber möglicherweise die Familie nicht und hinterfragt auch keine schlechten Entscheidungen.
Die grenzüberschreitende Governance gewinnt zunehmend an Bedeutung
In älteren Beschreibungen von Offshore-Trusts stand oft der Datenschutz im Vordergrund. Dies ist heute kein ausreichender Ausgangspunkt mehr.
Treuhänder können Verpflichtungen im Rahmen von Regelungen zur wirtschaftlichen Eigentümerschaft, inländischen Treuhandregistern, Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche, Sanktionskontrollen und dem Gemeinsamen Meldestandard der OECD haben. Je nach Einstufung des Trusts und den beteiligten Parteien müssen möglicherweise Informationen über Treugeber, Treuhänder, Protektoren, Begünstigte und andere kontrollierende Personen ermittelt, gepflegt und gemeldet werden.
Die Regulierung zielt darauf ab, genauere und leichter zugängliche Informationen darüber zu erhalten, wer rechtliche Konstruktionen kontrolliert oder davon profitiert. Die verschärften Standards der FATF verpflichten die Länder, die mit Trusts verbundenen Risiken zu bewerten und sicherzustellen, dass die zuständigen Behörden angemessene, genaue und aktuelle Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer erhalten können.
Das bedeutet nicht, dass ein Trust dadurch unrechtmäßig wird oder jegliche Vertraulichkeit verloren geht. Es bedeutet jedoch, dass Familien Beratern gegenüber skeptisch sein sollten, die Trusts weiterhin als Mittel zur Anonymität vermarkten.
Die Berichterstattung ist zudem keine einmalige Maßnahme im Rahmen der Einarbeitung. Wenn ein Begünstigter in ein anderes Land umzieht, Anspruch auf eine Ausschüttung erwirbt oder eine andere Rolle innerhalb der Struktur übernimmt, kann dies Auswirkungen auf die Analyse der Berichterstattung haben. Der Treuhänder muss zuverlässige Informationen vorhalten und wissen, wann Änderungen des Wohnsitzes, der Kontrollverhältnisse oder der Anspruchsberechtigung eine Überprüfung auslösen.
Eine internationale Familie sollte sich erkundigen, welche Einheit innerhalb der Treuhandgruppe für die Berichtspflicht zuständig ist, wo die zugrunde liegenden Unterlagen aufbewahrt werden, wie der steuerliche Wohnsitz festgestellt wird und wer für die Korrektur fehlerhafter Daten verantwortlich ist. “Der Verwalter kümmert sich darum” ist keine ausreichende Antwort im Hinblick auf die Unternehmensführung.
Die schwierigsten Entscheidungen betreffen Menschen, nicht Portfolios
Die Anlageüberwachung ist transparent und messbar, weshalb sich die Prüfungen durch die Treuhänder häufig auf die Wertentwicklung, die Gebühren und die Vermögensallokation konzentrieren. Doch viele der folgenreichsten treuhänderischen Entscheidungen betreffen Ausschüttungen.
Sollte ein Begünstigter Kapital zur Gründung eines Unternehmens erhalten? Sollten zwei Geschwister gleiche Beträge erhalten, wenn ihre finanziellen Verhältnisse unterschiedlich sind? Sollte der Trust ein Haus erwerben, das von einem Zweig der Familie bewohnt wird? Wie sollte er auf Sucht, Scheidung, Forderungen von Gläubigern oder anhaltende finanzielle Verantwortungslosigkeit reagieren?
Ein rein administrativ handelnder Treuhänder wendet die Richtlinien möglicherweise streng an. Ein übermäßig entgegenkommender Treuhänder genehmigt möglicherweise Anträge, ohne die langfristigen Folgen oder die Fairness gegenüber den Begünstigten zu berücksichtigen. Der bessere Ansatz verbindet einen konsistenten Entscheidungsprozess mit genügend Ermessensspielraum, um tatsächlich unterschiedliche Umstände zu berücksichtigen.
Der Treuhänder sollte den Zweck des Vermögens verstehen und sich nicht nur auf die zulässigen Ausgabenkategorien beschränken. Ein Wunschschreiben kann dabei helfen, sollte jedoch nicht zu dem Versuch werden, die Nachkommen über den Tod hinaus auf unbestimmte Zeit zu bevormunden. Die Umstände ändern sich, Familienmitglieder entwickeln sich unterschiedlich, und Anweisungen, die zum Zeitpunkt ihrer Abfassung sinnvoll erschienen, können sich später als undurchführbar oder schädlich erweisen.
Eine regelmäßige Kommunikation ist daher Teil der Governance. Die Begünstigten benötigen nicht unbedingt uneingeschränkten Zugang zu allen Informationen, sollten jedoch die Rolle des Treuhänders, den allgemeinen Zweck der Struktur, die Art und Weise, wie Anträge geprüft werden, sowie die Gründe für bestimmte Entscheidungen verstehen.
Schweigen schafft ein Vakuum, in dem die Begünstigten oft annehmen, dass der Treuhänder sich querstellt, der Treugeber ihnen misstraute oder andere Familienmitglieder bevorzugt behandelt werden.
Unabhängigkeit muss unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten auf die Probe gestellt werden
Unternehmenstreuhänder sind bezahlte Dienstleister, müssen aber gleichzeitig als unabhängige Treuhänder agieren. Diese Doppelrolle führt zwangsläufig zu einem wirtschaftlichen Spannungsverhältnis.
Ein Treuhänder kann derselben Gruppe angehören wie der Anlageverwalter, die Depotbank oder der Family-Office-Anbieter. Er kann Empfehlungen von der Anwaltskanzlei erhalten, die die Struktur entworfen hat. Eine besonders wertvolle Beziehung zum Treugeber kann Einfluss darauf haben, inwieweit die Kanzlei bereit ist, Anweisungen in Frage zu stellen.
Diese Vereinbarungen sind nicht automatisch unzulässig, erfordern jedoch ein transparentes Konfliktmanagement. Die Familien sollten wissen, welche verbundenen Unternehmen im Rahmen dieser Struktur Vergütungen erhalten, wer die Anlageanbieter auswählt und ob der Treuhänder aus diesen Ernennungen direkte oder indirekte wirtschaftliche Vorteile zieht.
Die Bereitschaft des Treuhänders, Ablehnung zu signalisieren, ist ein wichtiger Bestandteil seiner Dienstleistung. Ein Unternehmen, das eine reibungslose Abwicklung verspricht, bevor es die Ziele der Familie verstanden hat, ist möglicherweise weniger wertvoll als eines, das bereit ist zu erläutern, warum eine vorgeschlagene Ausschüttung, Investition oder Umstrukturierung nicht mit seinen Pflichten vereinbar ist.
Die Unabhängigkeit hängt auch von der finanziellen Solidität des Treuhänders ab. Eine Treuhandgesellschaft mit schwacher Kapitalausstattung, unzureichendem Versicherungsschutz oder übermäßiger Abhängigkeit von einer kleinen Anzahl von Kunden ist möglicherweise kein geeigneter Vertragspartner für eine Struktur, die mehrere Generationen überdauern soll.
Technologie verbessert die Verwaltung, löst aber nicht das Problem der Rechenschaftspflicht
Moderne Treuhandverwaltungssysteme können Unternehmensdaten, Angaben zu den Eigentumsverhältnissen, Bewertungen, Steuerunterlagen, Ausschüttungshistorien und Compliance-Fristen bündeln. Sichere Begünstigtenportale können die Abhängigkeit von E-Mails verringern und einen kontrollierten Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Durch automatisierte Überprüfungen lassen sich Sanktionen, politisch exponierte Personen und Änderungen der Risikoprofile schneller erkennen.
Diese Funktionen sind wichtig, da komplexe Familienstrukturen häufig auf verstreuten Tabellenkalkulationen, E-Mail-Posteingängen und dem Wissen einiger weniger leitender Administratoren beruhen.
Technologie sollte dennoch als operative Infrastruktur bewertet und nicht als Ersatz für das treuhänderische Ermessen dargestellt werden. Ein automatisierter Arbeitsablauf kann zwar bestätigen, dass ein Auszahlungsantrag die erforderlichen Prüfungen bestanden hat, er kann jedoch nicht feststellen, ob der Antrag mit dem Zweck des Trusts vereinbar ist, anderen Begünstigten gegenüber fair ist oder einen schädlichen Präzedenzfall schaffen könnte.
Familien sollten sich erkundigen, wo ihre Daten gehostet werden, welche Mitarbeiter und externen Dienstleister darauf zugreifen können, wie mit Cybervorfällen umgegangen wird und ob die Daten bei einem Wechsel des Treuhänders in einem nutzbaren Format exportiert werden können.
Die letzte Frage ist besonders wichtig. Eine hochentwickelte Plattform kann die Abhängigkeit vom Anbieter verstärken, wenn die Familie keinen vollständigen Überblick über Entscheidungen, die Kommunikation und die zugehörigen Unterlagen erhalten kann.
So vergleichen Sie potenzielle Treuhänder
Gebührenordnungen bieten nur einen unvollständigen Vergleich. Der kostengünstigste Treuhänder stützt sich möglicherweise auf standardisierte Prozesse, Nachwuchskräfte in der Verwaltung und zusätzliche Gebühren, sobald die Struktur ein aktives Urteilsvermögen erfordert. Eine höhere Grundgebühr kann zwar eine intensivere Betreuung durch erfahrene Mitarbeiter beinhalten, doch sollte man davon nicht automatisch ausgehen.
Die Familie sollte zunächst klären, welche Anforderungen die Struktur mit sich bringt. Ein liquides Anlageportfolio mit volljährigen Begünstigten in einer oder zwei Rechtsordnungen erfordert ein anderes Dienstleistungsmodell als ein Trust, der Eigentümer eines international tätigen Unternehmens ist, von Familienmitgliedern genutzte Wohnimmobilien umfasst und Investitionen beinhaltet, die Kapitalabrufe erfordern.
Im Auswahlverfahren sollte daher nicht nur die Marke, sondern auch das vorgeschlagene Team geprüft werden. Wer wird die Betreuung leiten? Für welche Entscheidungen ist ein formeller Ausschuss erforderlich? Wie oft trifft sich dieser Ausschuss? Was geschieht, wenn eine dringende Entscheidung getroffen werden muss? Wie viele Projekte betreut der Kundenbetreuer bereits?
Der Treuhänder sollte gebeten werden, realistische Szenarien durchzuspielen. Dazu könnten beispielsweise ein Begünstigter gehören, der einen umfangreichen Geschäftskredit beantragt, eine Meinungsverschiedenheit über den Verkauf des Familienunternehmens, ein Umzug in ein Hochsteuergebiet, die Geschäftsunfähigkeit des Treugebers oder ein Antrag, der im Widerspruch zum Wunschschreiben steht.
Der Inhalt der Antwort ist wichtiger als blumige Zusicherungen. Ein kompetenter Treuhänder wird darlegen, welche Informationen benötigt werden, welche Parteien er konsultieren würde, wie er mit Konflikten umgehen würde und nach welchem Verfahren eine Entscheidung festgehalten würde.
Familien sollten sich vor der Ernennung auch über die Kündigungsmodalitäten informieren. Die Treuhandurkunde mag zwar eine Abberufung zulassen, doch kann ein Wechsel des Treuhänders dennoch langwierig und kostspielig sein, wenn der amtierende Treuhänder die Kontrolle über Unterlagen, Vermögensverwaltungsgesellschaften, Bankvollmachten und behördliche Beziehungen hat. Die Bestimmungen bezüglich Rücktritt, Unterstützung bei der Übergabe, Aushändigung von Unterlagen und ausstehender Gebühren sollten von Anfang an klar sein.
Die Führungsstruktur rund um den Treuhänder
Nicht jede Familie sollte ihr gesamtes institutionelles Wissen an eine externe Treuhandgesellschaft übertragen. Ein Protektor, ein Familienrat, ein Ausschuss für die Vermögensverteilung oder eine private Treuhandgesellschaft können für Kontinuität im familiären Kontext sorgen.
Eine private Treuhandgesellschaft kann insbesondere für wohlhabende Familien von Nutzen sein, die sich direkter an der Leitung der Treuhandgesellschaft beteiligen möchten. Sie ermöglicht die Bildung eines Gremiums, in dem Familienvertreter und unabhängige Fachleute zusammenkommen, und sorgt dafür, dass bei Entscheidungen in den Bereichen Kapitalanlage, Ausschüttung und Nachfolge unterschiedliches Fachwissen einfließen kann.
Zudem entsteht dadurch eine weitere Einheit, die geregelt werden muss. Die Zusammensetzung des Verwaltungsrats, Interessenkonflikte, der regulatorische Status, die Eigentumsverhältnisse, die Nachfolge sowie die Entscheidungsprozesse müssen alle festgelegt werden. Eine private Treuhandgesellschaft ist kein Instrument, mit dem der Treugeber uneingeschränkte Kontrolle behalten und gleichzeitig behaupten kann, dass das Vermögen vollständig auf einen unabhängigen Trust übertragen wurde.
Unabhängig davon, für welches Modell man sich entscheidet, sollten sich die Befugnisse des Treuhänders, des Protektors, des Family Office und der Berater nicht überschneiden. Jede Instanz benötigt einen klar definierten Zweck, Zugang zu den für diesen Zweck erforderlichen Informationen sowie ein Verfahren zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten.
Der beste Treuhänder ist nicht unbedingt das Unternehmen mit der größten Bilanzsumme, dem bekanntesten Rechtsraum oder der ausgefeiltesten digitalen Plattform. Es ist vielmehr die Institution, die in der Lage ist, ein unabhängiges Urteilsvermögen zu bewahren und gleichzeitig über ein ausreichendes Verständnis der Familie zu verfügen, um dieses Urteilsvermögen sinnvoll einzusetzen.
Diese Fähigkeit lässt sich anhand eines Angebotsdokuments nur schwer einschätzen. Deutlicher wird sie, wenn man den Treuhänder fragt, wie er sich verhalten würde, wenn der Treugeber nicht mehr zur Verfügung steht, die Begünstigten sich uneinig sind und die aus wirtschaftlicher Sicht einfachste Lösung nicht die treuhänderisch richtige ist.
